Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 inci maddesi ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümlerine dayanılarak Turgutlu Belediye Meclisinin 31.12.1999 tarih ve 99/13884 sayılı kararı ile kurulmuştur.

Yazı İşleri Müdürlüğü Belediye Başkanına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği Başkan Yardımcısı eliyle yürütür. Müdürlüğün teşkilat yapısı müdür, nikah memurluğu, kütüphane memurluğu ve arşiv memurluğundan oluşur.

Yazı İşleri Müdürlüğü’nün Görevleri :

a) Kurum içi ve kurum dışı gelen evrakların kaydını tutmak, tarih ve sayı numarası vermek,

b) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtmak,

c) Dış müdürlük evraklarını yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim etmek,

d) Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri yazı ile veya gerekli altyapının hazırlanması ve yetki verilmesi durumunda elektronik ortamda yapmak,

e) Kurum dışı yazışmaların posta ile dağıtımlarını yapmak üzere evrak kayıt birimi’ne

göndermek,

f) Müdürlükçe yapılan tüm yazışmaların birer örneğini konularına göre ayrı ayrı klasörlerde

arşivlemek.

g)Belediyeye başvuru yapan çiftlere nikah akdi için gerekli olan evrakların temin etmeleri konusunda bilgilendirmek.

h) Nikah akitlerinden sonra Mernis nikah bildirimi ile kütüklerine evliliklerini tescil ettirmek için formları Nüfus Müdürlüğüne göndermek.

ı) Nikah başvuru evraklarını tamamlayan çiftlerin nikah akdi gün ve sıra vermek.

i) Belediyemize başvuru yapan tüm çiftlerin nikah akitlerini gerçekleştirmek.

j) 5393 sayılı Belediye Kanunun 35. maddesine göre, haftada 2 gün toplanan Belediye Encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.

k) Encümence alınan kararları Encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları Encümen Başkanı ve üyelere imzalatmak.

l) Encümen toplantısına katılan Encümen Başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı için puantaj düzenlemek, gereği için İnsan kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne göndermek.

m)Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye Meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis başkanlığına sunmak.

n)Meclis toplantı gündeminin, bir önceki birleşime ait toplantı zaptı ve kararlarını birer adet fotokopileri ile zabıta memurları aracılığı ile 5393 sayılı Belediye Kanunun 21. Maddesine göre meclis üyelerine en az 3 gün önceden imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.

o)Belediye Meclisi ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak, karar ve raporlarını yazmak.

p) Belediye Başkanlığına kamu kurum ve kuruluşlardan gelen evrakların kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek.

r) Belediye Başkanlığına vatandaşlar tarafından verilen dilekçelerin kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı vermek.

s) Belediyeden posta ile gönderilecek evrakların posta zimmet defterine işlenerek PTT’ye zimmet karşılığı teslim etmek.